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Pursuing the gold hidden behind raw data


Bienvenido/a,

No te voy a mentir, esto es un blog técnico, aunque no trata sobre tecnologías específicas. Expongo la motivación que hay detrás del diseño de cada sistema, y sus resultados. No voy a darte una explicación técnica de cada tecnología que diseño o utilizo. No vamos a "ver las tripas".

En estos últimos diez años, en los que he ejercido de gerente, he podido ver cómo la explotación inteligente de datos mejora de forma notable los resultados en diferentes ámbitos de la empresa. En este blog comparto esas experiencias, explicadas de forma resumida pero clara.

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En cada post verás que incluyo una ficha que encabeza la lectura, y que ofrece una visión instantánea de lo que encontrarás si decides continuar. La mayoría de artículos los podrás leer en 3-4 minutos de tu tiempo.

Busco ofrecer un formato de micro-posts que giren en torno a la búsqueda de valor añadido buceando en datos crudos. Y siempre orientados a la divulgación de las experiencias que he vivido en esta obsesión que tengo por aplicar tecnología, a veces sencilla pero suficiente, en cada ámbito de la empresa.

Espero que lo disfrutes tanto como yo.

- Fernando Sáenz -
junio 22, 2015

Revisión: primeros 3 meses del GTD colaborativo

  • Tiempo de lectura: 3 minutos
  • Problema: nos suponía demasiado tiempo gestionar los cientos de tareas a los que se enfrenta el equipo de trabajo diariamente
  • Observación: algunos trabajadores ya estábamos aplicando “manualmente” la metodología GTD, con muy buen resultado aunque con algunas carencias en lo relativo a la colaboración con el equipo
  • Propuesta: diseñar e implantar un sistema colaborativo de gestión GTD, integrado en nuestra intranet

Es habitual tener la sensación de trabajar y trabajar, y no llegar a completar todas las tareas que tenemos pendientes. Acabar el día y sentir que hemos pasado la mayor parte de la jornada “apagando fuegos”, resolviendo problemas urgentes pero no importantes. Y que no hemos podido dedicar tiempo a lo realmente importante.

No voy a escribir un artículo sobre la productividad personal, ni tampoco quiero analizar todos los métodos que pueden aplicarse ante estas situaciones. Ni siquiera voy a nombrarlos. Sólo diré que nuestra opción ha sido implementar GTD como mecanismo general de organización del trabajo en la empresa. Lo hicimos hace 3 meses, y en este artículo quiero analizar lo acertado o desacertado de esta decisión.

Nuestro diseño

En realidad se trata de un sistema GTD colaborativo que hemos desarrollado e integrado en nuestra intranet, es relativamente similar a algunos productos comerciales, como por ejemplo Todoist. La necesidad de integrarlo en nuestra intranet requería que nos decidiéramos entre dos posibilidades:

  1. desarrollar un conector para una herramienta comercial: suponía el gasto de desarrollar el conector (para enlazar con usuarios, proyectos, clientes, etc), más el gasto de licencias de la herramienta comercial. Y teníamos que actualizar nuestro conector siempre que se actualizara la herramienta comercial, es decir, desarrollos no planificados que se convertirían en urgentes por tener que reactivar cuanto antes una herramienta de trabajo tan importante como esta.
  2. desarrollar un GTD colaborativo propio: un desarrollo relativamente sencillo comparado con el tipo de software que solemos diseñar. El punto más complejo era la necesidad de una app para acceder desde dispositivos móviles. Ibai Valencia se ofreció voluntario para realizar el trabajo en su tiempo personal, con una breve ayuda por mi parte en el desarrollo de un API de autenticación externa segura con nuestra intranet. Aprovecho este artículo para darle las gracias por su excelente trabajo.
GTD de syslan

Imagen: GTD de Syslan

El desarrollo del sistema GTD fue espectacularmente eficaz. La ventaja de nuestra intranet es que nos permite construir aplicaciones sobre ella de forma bastante ágil, ya que el framework que diseñamos aporta gran parte de las herramientas que requieren este tipo de sistemas (mecanismos de autenticación por desafío, APIs de interacción, sistemas de graficado, interfaces de gestión, etc.)

Este nuevo GTD colaborativo es una herramienta cuya belleza radica en el equilibrio entre su simplicidad y su potencia. Permite contextualizar las tareas, “pesarlas” (asignar tiempo estimado de trabajo), “tagearlas”, suscribir a terceras personas, y delegarlas, entre otras muchas opciones. Cuando se trabaja de forma colaborativa, la meta-información de las tareas se actualiza entre los usuarios suscritos. Es sin duda un complemento perfecto para nuestra herramienta de gestión de proyectos.

Resultados y experiencia

Pasados tres meses desde su implantación, tengo que confesar que ha superado con creces mis expectativas. Cuando tenemos reuniones, el orden del día prácticamente lo marca el sistema GTD, y ayuda muchísimo en el acta técnica de la reunión. Incluso ha cambiado el vocabulario en nuestra oficina, antes la gente decía “mándame un mail”, o en el peor de los casos “déjame un postit”. Ahora la frase más común es “suscríbeme/delégame en el GTD”. El aumento de la eficacia en la gestión de tareas ha sido espectacular, como así lo ha sido también la rapidez con la que esta herramienta se ha convertido en imprescindible en nuestro trabajo diario.

Tal vez parezca que este es un caso que tiene poco trabajo de análisis de datos, y efectivamente los mecanismos que lo mueven son sencillos. Pero he querido redactar este artículo, porque de nuevo se trata de una situación en la que la mezcla entre una buena organización de los datos y un poco de tecnología consiguen resultados muy claros. Si accedo en este momento a mi GTD, veré cláramente qué tareas tengo pendientes en cada contexto, y cuánto tiempo me van a suponer. Tendré actualizada toda la información de las tareas a las que estoy suscrito, pudiendo verificar el estado detallado de cada tarea, como complemento a la información de progreso de proyecto que aporta nuestra intranet. Se ha convertido en una de nuestras herramientas más utilizadas, organiza y marca nuestro trabajo diario, y da forma a nuestras reuniones.

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